Bedrijfsbrein voor KMO's: uw bedrijfskennis klaar voor AI

Een bedrijfsbrein is de geschreven kennis van uw bedrijf, beschikbaar als leesbare wiki voor uw mensen en als bron voor uw AI-tools. Ik bouw het op met gesprekken bij u ter plaatse en hou het daarna actueel.

AI-tools zoals Copilot of ChatGPT weten veel over de wereld, maar niets over uw bedrijf. Ze kennen uw klanten niet, uw prijsafspraken niet en de uitzonderingen niet die iedereen bij u "gewoon weet". Zonder die kennis krijgt u algemene antwoorden. Met een bedrijfsbrein krijgt u antwoorden die kloppen.

Wat staat erin?

Elk bedrijfsbrein is anders, maar de basis is altijd dezelfde:

Wie zijn we: wat u doet, voor wie en waar
Wie doet wat: rollen, verantwoordelijkheden, vervangers
Onze woorden: begrippen en afkortingen met een eigen betekenis
Klanten en afspraken: prijsregels, betalingstermijnen, uitzonderingen
Leveranciers: wie levert wat, levertermijnen, aandachtspunten
Hoe we werken: uw belangrijkste processen, stap voor stap
Vuistregels: de "als ... dan ..."-kennis die nergens staat
Systemen: waar welke informatie staat en wie ze beheert
Communicatie: toon, aanspreekvorm, wat u nooit schrijft
Grenzen voor AI: wat een AI-tool bij u nooit zelf mag doen
AI-register: welke AI u gebruikt, voor wat, en wie er opleiding over kreeg

Drie niveaus

Niet iedereen mag zomaar alles zien of weten. Daarom heeft elk bedrijfsbrein drie niveaus, en per toepassing kies ik welke niveaus meegaan.

Niveau	Voorbeelden	Wie of wat krijgt toegang
Publiek	Levertermijnen, retourbeleid, openingsuren, wat u wel en niet doet	Website-chatbot, telefoonassistent, medewerkers
Intern	Processen, rollen, begrippen, vuistregels, systemen	Medewerkers en hun AI-tools (Copilot, ChatGPT, Claude)
Vertrouwelijk	Marges, specifieke klantafspraken, personeelszaken	Alleen wie het nodig heeft. Nooit een publieke chatbot

Wat u krijgt

Een leesbare wiki

Een beveiligde website voor uw medewerkers, met alle afspraken en processen op één plek. Doorzoekbaar, in gewone taal, en bruikbaar om nieuwe collega's wegwijs te maken. Op elke pagina staat een knop "Dit klopt niet" of "Dit ontbreekt". Die meldingen komen rechtstreeks bij mij terecht.

Een AI-koppeling

Uw AI-assistent haalt de kennis rechtstreeks uit het bedrijfsbrein. Dat werkt slim: de AI krijgt eerst de inhoudstafel en vraagt daarna alleen de pagina's op die nodig zijn voor de vraag. Er wordt dus niet telkens de hele wiki meegestuurd. Dat is sneller, goedkoper en nauwkeuriger. Dezelfde koppeling kan later ook uw website-chatbot of telefoonassistent voeden, met alleen het publieke deel.

Onderhoud

Een bedrijfsbrein kan snel verouderen. Processen worden beter, er komen collega's bij of er gaan collega's weg, klanten en leveranciers veranderen, wetgeving verandert.
Daarom bied ik een abonnement aan. U stuurt door wat er verandert of zet mij in kopie. Of medewerkers melden via de wiki wat niet klopt. En als een AI-antwoord fout is, wordt ook dat gemeld.
Ik verwerk alles en uw AI-tools gebruiken meteen de nieuwe versie.

Het AI-vertrekpunt

€2.500 excl. btw, eenmalig

Vijf dagen bij u ter plaatse, gespreid over drie tot vijf weken.

Kennismaken en rondkijken. Wie doet wat, welke systemen gebruikt u, welke documenten bestaan er al.
Gesprekken. Ongeveer een uur per persoon, met de mensen die het werk doen. Verwacht vragen zoals "wat doet u als ...", "hoe doet u dat precies?".
Opschrijven. De eerste versie van uw bedrijfsbrein, in gewone taal, verdeeld over de drie niveaus.
Koppelen en testen. De wiki gaat online en de AI-koppeling wordt ingesteld. We stellen samen echte vragen aan uw AI-tools, met en zonder bedrijfsbrein. Het verschil is meestal meteen duidelijk.
Kiezen. U krijgt een lijst van wat nog ontbreekt, zodat u zelf de volgende stap kiest.

Na het AI-vertrekpunt is het bedrijfsbrein van u. Wilt u het laten bijhouden, dan kiest u een abonnement.

Abonnementen

Minimaal zes maanden, daarna maandelijks opzegbaar. Alle prijzen excl. btw.

Basis

€495 per maand, excl. btw

Hosting van uw bedrijfsbrein en de AI-koppeling
Verwerking van alles wat u doorstuurt of waar u mij in kopie zet
Verwerking van meldingen uit de wiki en van foute AI-antwoorden
Maandelijks overzicht: wat is er veranderd in uw bedrijfsbrein
Bijgewerkt naar nieuwe AI-tools en koppelingen

Plus

€895 per maand, excl. btw

Alles uit Basis
Uw vaste AI-aanspreekpunt
Elk kwartaal een halve dag bij u ter plaatse
AI Act-opvolging: AI-register, opvolging van AI-geletterdheid, jaarlijkse check

Extra werk, zoals een nieuwe AI-toepassing laten bouwen, gebeurt altijd op offerte en alleen na uw akkoord.

Uw AI-aanspreekpunt (Plus)

Wie uw bedrijfsbrein bijhoudt, kent uw bedrijf. Daarom ben ik in de Plus-formule ook uw vaste aanspreekpunt voor alles wat met AI te maken heeft. Komt er een leverancier met een AI-oplossing? Ik bekijk of die past bij hoe u werkt. Moet er iets gebouwd worden? Ik breng u in contact met de juiste developers of analisten en volg mee op. Ik neem daarbij geen commissie: mijn advies hangt alleen af van wat goed is voor u.

Eigendom en veiligheid

Het bedrijfsbrein is uw eigendom. Stopt u, dan krijgt u alles mee in een open formaat.
Uw gegevens staan afgeschermd per klant, op servers in de EU.
Ik werk met een verwerkersovereenkomst.
Vertrouwelijke informatie gaat nooit naar een publieke chatbot of telefoonassistent.
Interne kennis wordt alleen gelezen door de AI-tool die u zelf kiest, onder uw eigen abonnement en voorwaarden.
Elke wijziging wordt bijgehouden: u kan altijd zien wat er wanneer veranderde.

Veelgestelde vragen

Hoe verschilt dit van gewone documentatie?

Gewone documentatie wordt één keer geschreven en daarna vergeten. Een bedrijfsbrein wordt bijgehouden, is opgedeeld in drie niveaus en is rechtstreeks gekoppeld aan uw AI-tools.

Moeten wij zelf iets technisch doen?

Nee. Ik richt de wiki en de AI-koppeling in. U en uw mensen gebruiken gewoon de tools die u al kent.

Wat als we nog geen AI-tools gebruiken?

Dan is dit het beste moment om te beginnen. Het bedrijfsbrein is ook zonder AI waardevol, als wiki en als inwerkdocument. En als u later met AI start, ligt de basis al klaar.

Wat als een AI-antwoord toch fout is?

Dan meldt de medewerker dat. Ik zoek uit wat er ontbrak of niet klopte in het bedrijfsbrein en pas het aan. Zo wordt het brein elke maand beter.

Het bedrijfsbrein